Cum ții evidența flotei unei auto-școli?
La o auto-școală, o mașină cu un document expirat nu e doar un risc de amendă: lecțiile deja programate pe ea trebuie anulate. Evidența flotei trebuie legată direct de calendarul de rezervări.
Răspuns scurt
- Ții evidența flotei într-un registru per mașină: ITP, RCA, CASCO, revizii, kilometraj și categoria pentru care e echipată.
- Mașinile folosite pentru învățarea conducerii au ITP la 12 luni conform RNTR-1, mai des decât autoturismele obișnuite.
- Setezi alerte cu 30 și 7 zile înainte de fiecare expirare, ca reînnoirea să se facă fără a opri mașina din program.
- O mașină cu document expirat trebuie blocată automat la rezervare până la reînnoire.
Ce urmărești la fiecare mașină
Documentele și termenele flotei unei auto-școli
| Element | Termen tipic | Dacă expiră |
|---|---|---|
| ITP | 12 luni pentru mașinile de școală (RNTR-1); 6 luni doar la vehiculele cu peste 8 locuri | Mașina nu are voie în trafic — lecțiile se anulează |
| RCA | 6 sau 12 luni, la alegere | Amendă și reținerea plăcuțelor |
| CASCO | 12 luni (opțional, dar recomandat la dublă comandă) | Orice daună se plătește din buzunar |
| Revizie și anvelope | La 10.000–15.000 km — atins rapid la 6–8 lecții pe zi | Defecțiuni în timpul lecțiilor și examenelor |
Exemplu concret: flotă de 6 mașini
O auto-școală cu 4 instructori și 6 mașini (4 pentru categoria B, o mașină cu remorcă pentru BE și un camion pentru C) are de urmărit cel puțin 18 termene pe an doar la ITP și RCA, plus reviziile. O mașină de categoria B care face 8 lecții pe zi rulează în jur de 4.000 km pe lună, deci atinge pragul de revizie la fiecare 3 luni.
Ținute în Excel, aceste termene se ratează cel puțin o dată pe an. Un singur ITP expirat descoperit luni dimineața anulează toate cele 8 lecții ale zilei pe mașina respectivă.
Greșeli frecvente în evidența flotei
- Termenele ținute în capul administratorului sau într-un Excel neactualizat — se văd abia când documentul a expirat.
- Evidența flotei separată de calendar: sistemul te lasă să rezervi lecții pe o mașină care nu are voie în trafic.
- Kilometrajul nenotat după lecții — reviziile se fac „după ureche", prea târziu sau prea des.
- Toate reînnoirile lăsate pe aceeași lună: mai multe mașini stau pe dreapta simultan.
Cum te ajută 4driving
- Fișă per mașină cu ITP, RCA, CASCO, revizii și kilometraj, cu alerte înainte de fiecare termen.
- Alertele sunt legate de disponibilitatea de rezervare: mașina cu ITP sau RCA expirat dispare automat din calendar.
- Vezi gradul de utilizare per mașină și poți echilibra rulajul între mașinile aceleiași categorii.
- Lecțiile afectate de o indisponibilitate se văd imediat și pot fi mutate pe altă mașină din aceeași categorie.